1. Кога трябва Виза / кога не е нужна 
   • Гражданите на държавите от Европейския съюз и тези, които са в Шенгенското споразумение, не се нуждаят от виза, ако фестивалът е в държава от същото споразумение. 
   • Ако фестивалът е в държава извън ЕС/Шенген, дори гражданите на ЕС трябва да проверят изискванията за влизане. 
2. За граждани извън ЕС/Шенген
   • Изисква се виза, за участие във фестивал, когато държавата домакинска я изисква. eaff.eu
   • За такива случаи, организаторите трябва да имат възможност да издадат официална покана („Official Invitation“). 
3. Какво трябва да съдържа “Official Invitation”
   • Подписан документ от кмета на града, министъра на културата на съответната държава, или друго упълномощено институция. 
   • Трябва да се предостави списък на участниците с паспортни данни. 
   • Резервация на място за настаняване и храна платена (boarding), международна застраховка, резервация на самолетни билети или транспорт, който ще се използва. 
4. Срокове
   • Заявленията за покана трябва да се направят поне 3 месеца преди началото на фестивала. 
   • Максималният период за издаване на виза е 30 дни. 
   • Ако 2 месеца преди фестивала все още не са внесени визовите документи в съответното посолство, участието на групата може да бъде анулирано. eaff.eu
5. Други важни моменти
   • Ако визата бъде отказана навреме (според условията), загубите за двете страни — групата и организаторите — са минимални. 
   • EAFF чрез заявката в системата си не отменя законовите процедури на съответната държава — спазват се местните визови правила. 

 

Основен текст

В зависимост от държавата, в която се провежда фестивала е нужно да бъдат издавани Визи за възможността за влизане по граничен контрол.

За предвижването на гражданите на Европейски съюз и държавите от Шенгенското споразумение в зоната на сътрудничество не е нужно да се издават Визи.

За гражданите на Европейски съюз, които искат да посетят фестивали извън зоната на споразумение е нужно да се запознаят с изискванията за влизане в съответната държава.

За гражданите извън Европейски съюз и Шенгенското пространство, които ще посетят фестивал в рамките на общността е нужно да бъде издадена Виза.

В зависимост от възможностите на организационните екипи за издаване на съответните документи за издаване на Визи, се допускат представители на държави, за които е нужно да бъдат издавани Визи.

Организационните екипи на фестивалите предоставят "Официална покана" - което е документ подписан от кмета на съответния град, Министър на културата на съответната държава или оторизирана институция, с която Официална покана се издават безплатни Визи за културен обмен. За процедурата е нужно Заявката за участие да е направена най-малко 3 месеца преди началото на фестивала. Към "Официалната покана" е нужно да бъдат приложени списък с паспортните данни на пътуващите, както и заплатена резервация в мястото за настаняване и изхранване. Нужна е международна застраховка и резервация на самолетните билети или вида на транспорт, който ще се ползва.

Максималния срок за издаване на Визи е 30 дни. Ако до 2 месеца преди началото на фестивала документите за Визи не са входирани в съответното Посолство, то заявката за участие на групата се анулира и прекратява.

Ако в този период има отказ от издаване на Визи, то щетите от двете страни, на групата и на организаторите ще са минимални.

Визи за културен обмен се издават въз основа на подписано споразумение между всички държави по Конвенцията за запазване на културното наследство и правата на човека на Обединените нации.

Подаването на заявка за участие в системата на ЕАФФ не освобождава от отговорност пред законите на съответната държава. Всички процедури относно издаването на Визи са държавна политика на съответната държава и намесата от страна на администрацията на ЕАФФ или от страна на организационните екипи на съответния фестивал е неприложима и некоректна.